C’est la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986 tendant à favoriser l’investissement locatif qui introduit la notion de charges récupérables dans son article 23. Un décret de 1987 vient ensuite en préciser la liste exhaustive. En conséquence, les charges non récupérables sont celles qui n’appartiennent pas à cette liste.

Chaque année, en tant que propriétaire bailleur, vous assumez un certain nombre de dépenses relatives au bien immobilier que vous louez et à l’immeuble dans lequel il est situé lorsqu’il s’agit d’un appartement. Toutefois, comme certains services profitent exclusivement à votre locataire, vous pouvez répercuter sur lui les dépenses afférentes.

Les charges locatives récupérables se regroupent en trois grandes catégories :

• Les taxes locatives : elles comprennent notamment la taxe d’habitation et la taxe pour l’enlèvement des ordures ménagères (TOM) ;
• Les prestations liées à l’usage du logement et de l’immeuble : il s’agit par exemple du chauffage collectif et de l’électricité des parties communes ;
• Les dépenses d’entretien courant et des menues réparations sur les éléments d’usage commun : il s’agit par exemple des dépenses relatives à l’entretien de l’ascenseur (changement des petites pièces).

Toutes les dépenses qui n’entrent pas dans l’une de ces catégories constituent des dépenses non récupérables par le propriétaire.

Vous devez mettre à disposition de votre locataire un logement répondant aux critères de décence. D’une surface minimale de 20m3, le bien doit préserver la santé et la sécurité du locataire. En conséquence, les dépenses que vous engagez dans le but de rendre le logement décent sont des charges non récupérables.

Les gros travaux effectués sur le logement (la réfection du plancher, par exemple) ou sur la copropriété (ravalement de façade, changement de la toiture, dératisation…) forment également des charges non récupérables. 

Il en va de même pour les dépenses autres que d’entretien des espaces verts communs, les dépenses relatives au vandalisme (effacement des graffitis, par exemple) ou encore à l’enlèvement des encombrants.

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Seules les menues dépenses et l’entretien courant des parties communes peuvent être mises à la charge du locataire. Sont donc considérées comme des charges non récupérables :

• Les primes d’assurance de l’immeuble et les cotisations d’assurances souscrites pour vous protéger contre certains risques locatifs (assurance vacance locative, assurance loyer impayé, assurance propriétaire non occupant….) ;
• Les honoraires du syndic ;
• Les charges administratives et frais de gestion ;
• Les frais d’établissement et d’envoi de quittance des loyers et des charges ;
• Les dépenses liées à la sécurité et la surveillance de l’immeuble ;
• Les dépenses relatives au remplacement de la boîte aux lettres ;
• Les frais liés au dégorgement des canalisations des eaux usées ;
• Les charges d’ascenseur lorsque vous avez investi dans un logement en rez-de-chaussée, sauf si l’appareil permet d’accéder à la cave ou à un garage.

Le salaire et les charges liées à la présence d’un gardien ou d’un concierge disposant d’un logement de fonction constituent à la fois des charges récupérables et non récupérables.

Reste à la charge de l’investisseur :

• 25 % des dépenses si l’employé assure la sortie des poubelles et le nettoyage des parties communes ;
• 60 % si l’employé n’assure que l’une ou l’autre de ces deux tâches.

De la même manière, les frais liés à la rédaction de l’état des lieux par un intermédiaire, agent immobilier ou mandataire en gestion locative sont répartis entre le bailleur et le locataire. La part due par le locataire ne peut pas excéder la vôtre, qui constitue alors une charge non récupérable.

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Dans un immeuble en copropriété, vous pouvez récupérer les charges pour un montant correspondant aux tantièmes que vous possédez. Vous ne pouvez pas demander plus que votre quote-part au preneur.

Si vous possédez un immeuble en intégralité, par exemple dans le cadre d’un investissement en immeuble de rapport, vous êtes en régime de monopropriété. Dans cette hypothèse, vous pouvez répartir librement les charges entre les différents preneurs. Toutefois, vous devez vous montrez équitable : il convient donc d’opter pour une répartition en fonction de la superficie des logements.

Vous allez réclamer au locataire des avances de charges mensuelles : ce sont les provisions sur charges. Vous devez en estimer le montant sur la base du budget prévisionnel de la copropriété et les résultats des exercices précédents.

Une fois par an, vous procéderez à la régularisation, en fonction des dépenses que vous avez effectivement engagées. Si les provisions sont supérieures à ce montant, il y a un trop-perçu, que vous devez restituer au locataire. Dans le cas contraire, vous pouvez lui demander un complément de charges.

Vous avez le choix entre le régime de la provision sur charges et le régime forfaitaire. Le montant du forfait doit être indiqué dans le bail. Il vous faut l’évaluer avec précision, car vous ne pourrez pas demander de complément le cas échéant. Il pourra être révisé comme le loyer chaque année.

Bon à savoir: en bail mobilité, le paiement des charges locatives se fait uniquement au forfait.

Les charges non récupérables sur le locataire viennent en supplément des recettes locatives et sont imposables, au titre des revenus fonciers si vous louez en location vide, au titre des BIC si vous avez opté pour l’avantageuse location meublée.

Comme vous ne pouvez pas répercuter les charges sur le locataire, celles-ci font partie des dépenses déductibles des revenus fonciers ou des BIC dès lors que vous êtes soumis au régime du réel.

Les charges récupérables non récupérées au départ du locataire peuvent aussi être déduites de vos revenus locatifs. Deux conditions doivent être réunies : le locataire doit avoir quitté les lieux et vous n’avez pas pu récupérer les charges avant le 31 décembre de l’année où il est parti.

Les charges non récupérables appartiennent à la catégorie des charges non financières. Dès lors, si elles vous permettent de créer un déficit foncier (location nue), celui-ci sera imputable sur votre revenu global à concurrence de 10 700 euros. Le reliquat pourra être reporté sur le revenu global pendant 6 ans (reliquat de déficit inférieur à 10 700 euros) ou sur la catégorie des revenus fonciers pendant 10 ans (reliquat de déficit supérieur à 10 700 euros).

Si vous avez opté pour le régime micro, les charges non récupérables sont prises en compte dans l’abattement applicable : 30 % au micro-foncier, 50 % au micro-BIC, 71 % en meublé de tourisme.